Gaji
1. Bilakah tarikh akhir untuk penahanan / pemberhentian gaji di bank boleh dilakukan?
Tarikh akhir untuk penahanan / pemberhentian gaji di bank boleh dibuat selewat-lewatnya sebelum 10.30 pagi pada hari bekerja sebelum tarikh gaji.
2. Bolehkah lebih daripada satu Borang Perubahan Gaji (SG20) bagi individu yang sama dihantar ke Bahagian Akaun pada setiap bulan?
Boleh tetapi adalah tidak digalakkan bagi mengelak berlakunya kesilapan dalam pembayaran gaji.
3. Apakah nombor rujukan kod potongan yang perlu dicatatkan di dalam Borang SG20 sekiranya terdapat perubahan potongan?
Nombor rujukan yang perlu dicatatkan bagi potongan yang bukan bayaran balik pendapatan adalah nombor kad pengenalan pemilik kecuali bagi potongan Tabung Haji dan juga Amanah Saham Nasional Berhad, nombor rujukan yang perlu dicatatkan adalah nombor akaun pemilik. Kegagalan / tersalah mencatat nombor rujukan boleh mengakibatkan potongan dikuiri / dikreditkan ke akaun yang salah.
4. Bagaimanakah cara untuk menyediakan Borang SG20 bagi pegawai yang telah menduduki rumah kerajaan awal 2 bulan daripada tarikh perubahan yang ingin dilakukan?
Bagi pegawai yang menduduki rumah kerajaan, tidak layak menerima ITP dan COLA dibayar pada kadar separuh dari kelayakannya sekiranya menduduki kuarters dalam lingkungan 25km daripada tempat bertugas. Cara mengakaunkan kes ini adalah seperti arahan Surat Pekelilig ANM Bil 1 Tahun 2012. Cara penyediaan SG20 adalah seperti contoh berikut:
Encik Vicky mula menduduki rumah kerajaan (dalam lingkungan 25km dari tempat bertugas) pada 1 April 2013 dan beliau layak dikenakan potongan ITP dan COLA. Kadar ITP beliau adalah RM 250.00 manakala kadar COLA adalah RM 300.00. Tarikh perubahan SG20 yang akan dibuat ialah bagi bulan Jun 2013.
| Tempoh (a) | P/Terima (b) | T/Terima (c) | Beza x Tempoh (b) - (c) x (a) | Amaun (RM) | Kod |
| ITP 01.04.2013 - 30.06.2013 (3 bulan) | - | 250.00 | (250.00) x 3 | (750.00) | 4547 |
| COLA 01.04.2013 - 30.06.2013 (3 bulan) | 150.00 | 300.00 | (150.00) x 3 | (450.00) | 4548 |
Nota : Tanda ( ) adalah bermaksud negatif dan perlu dikutip semula.
Manakala potongan kekal yang patut dipotong adalah:
ITP (4547) : RM 250.00 sebulan.
COLA (4548) : RM 300.00 x 1/2 = RM 150.00 sebulan.
Berikut adalah kaedah untuk menyediakan SG20:
| POTONGAN | |||
| Tarikh Mula | Tarikh Akhir | Kod | Amaun |
| 01/06/2013 | 30/06/2013 | 4547 | 750.00 |
| 01/06/2013 | 30/06/2013 | 4548 | 450.00 |
| 01/07/2013 | 31/12/9999 | 4547 | 250.00 |
| 01/07/2013 | 31/12/9999 | 4548 | 150.00 |
Potongan pada bulan Jun adalah berdasarkan tunggakan potongan ditambah dengan potongan kekal untuk tempoh sebulan tersebut. Manakala bagi bulan Julai amaun potongan kembali seperti potongan kekal yang sepatutnya.
5. Sekiranya seseorang pegawai itu telah meninggal / tidak hadir bekerja tanpa cuti selama beberapa ketika, apakah tindakan segera yang perlu dilakukan?
Sekira ianya berlaku sebelum tarikh pembayaran gaji, majikan / Ketua Jabatan perlu menghubungi dan mengemukakan surat permohonan ke Pejabat Perakaunan untuk proses penahanan gaji di bank. Namun sekiranya berlaku dalam tempoh penghantaran perubahan gaji, sila majukan SG20 ke Pejabat Perakaunan untuk membuat penamatan (T49) / tahan gaji sementara (T44).
6. Adakah pegawai yang sedang cuti bersalin layak menerima Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK)?
Tidak layak. Merujuk kepada perkara 9, Pekeliling Perkhidmatan Bil 3 Tahun 1999, seseorang pegawai yang menerima BITK tetapi telah meninggalkan tugasnya selama 28 hari atau lebih secara berturut-turut, bayaran tersebut hendaklah dihentikan dalam tempoh berkenaan. Walaubagaimanapun, pengecualian adalah diberikan bagi pegawai yang meninggalkan tugas bagi tempoh tidak melebihi 92 hari berturu-turut termasuk cuti mingguan dan hari kelepasan am dalam keadaan berikut:
- Menghadiri kursus yang diarahkan oleh Ketua Jabatan
- Menjalankan tugas rasmi atas arahan Ketua Jabatan
- Bercuti sakit yang disokong oleh Sijil Sakit mengikut Perintah Am Bab C
Dalam hal yang dibangkitkan, BITK hendaklah dihentikan kerana Cuti Bersalin bukan dianggap sebagai cuti sakit tetapi Cuti Pemulihan.
7. Berapa bilangan aksara bagi perihal untuk bayaran kepada Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) yang dibuat melalui Baucar Bayaran Berasingan?
Hendaklah mematuhi penggunaan 20 aksara di ruangan perihal bayaran iaitu 9 digit - No Rujukan Majikan, 6 digit - Bulan dan Tahun Caruman, 1 digit - Jenis Bayaran dan 4 digit - Kod Negeri. Ini adalah merujuk kepada surat ANM.JB(G)/23 Jld.13(1).
Contoh : 123456789022012A0160
| Bil | Kod | Perkara |
| 1 | 123456789 | merujuk kepada 9 digit No Rujukan Majikan |
| 2 | 022012 | merujuk kepada 6 digit Bulan dan Tahun Caruman (BBTTTT) |
| 3 | A | Jenis Bayaran (Borang A) |
| 4 | 0160 | Kod Negeri (W.P Putrajaya) |
8. Pentadbir Sistem peringkat Jabatan / Pusat Tanggungjawab (PTJ) adalah pegawai yang diberi kuasa untuk mengakses e-laporan bagi peringkat jabatan / PTJ. Walaubagaimanapun, capaian tersebut hendaklah sentiasa diperbaharui juga secara online. Berapa lamakah tempoh masa yang dimaksudkan?
Sah laku capaian adalah dalam tempoh tiga (3) bulan. Pegawai yang dilantik hendaklah sentiasa memperbaharui tempoh sah capaian setiap 3 bulan sekali. Pegawai akan diberi peringatan secara pop-up sekiranya tempoh sah laku capaian hampir tamat dan pegawai dikehendaki untuk memperbaharui melalui peringatan tersebut.
Sekiranya pegawai gagal berbuat demikian, pegawai tidak dapat mengakses laporan-laporan dan pegawai dikehendaki untuk memohon semula untuk mendapatkan capaian tersebut.
9. Setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah diwujudkan Pusat Pembayar bagi memudahkan urusan pembayaran gaji dilakukan serta memudahkan data bagi setiap pegawai di bawah PTJ berkenaan dikunci masuk di dalam pangkalan data. Apakah dokumen yang diperlukan sekiranya PTJ ingin mewujudkan Pusat Pembayar yang dimaksudkan?
Dokumen yang diperlukan adalah :
- Borang SG10 yang lengkap diisi dan diperakui oleh Ketua Jabatan
- Sijil pendaftaran KWSP majikan
- Sijil Pendaftaran LHDN majikan
- Surat Arahan dan kelulusan
- Salinan waran peruntukan
10. Penanggungan Kerja bermaksud sebagai pelaksanaan tugas suatu jawatan lain oleh seseorang pegawai di samping tugas hakikinya sendiri bagi suatu tempoh yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa Melulus yang berkenaan. Berapakah kadar bagi pengiraan Elaun Penanggungan Kerja?
Kadar Elaun Penanggungan Kerja adalah 25% daripada gaji permulaan jawatan yang ditanggung kerja.
Elaun Penanggungan Kerja = Gaji permulaan Jawatan Yang Ditanggung Kerja x 25 / 100
11. Apakah yang perlu dilakukan apabila berlakunya pertukaran kod aktiviti / PTJ?
Sekiranya hanya terdapat sedikit perubahan (kurang dari 30 orang pegawai yang terlibat), PTJ perlu membuat pertukaran kod aktiviti / PTJ di dalam SG20 sahaja.
Sekiranya terdapat lebih daripada 30 orang pegawai yang terlibat, maka PTJ dikehendaki menyediakan format seperti berikut (dalam format excel) yang akan dihantar ke Pusat Pembayar dalam bentuk softcopy dan hardcopy yang telah disahkan oleh PTJ bersama-sama surat permohonan pertukaran kod aktiviti / PTJ.
| Bil. | Nama Pegawai Terlibat | No. Gaji | Aktiviti Baru / PTJ Baru | Aktiviti Lama / PTJ Lama |
| 1. | ||||
| 2. | ||||
| 3. |
12. Bagaimana cara pengiraan gaji bagi pegawai yang meninggal pada hari bekerja?
Selepas waktu bekerja => Layak mendapat pengiraan gaji untuk hari tersebut.
Sebelum / semasa waktu bekerja => Tidak layak untuk bayaran hari tersebut.
Contoh 1:
Encik Ali telah meninggal dunia semasa dalam perjalanan pulang dari tempat kerja ke rumah beliau kerana kemalangan jalan raya. Maka pada hari kemalangan tersebut, beliau layak mendapat pengiraan gaji.
Contoh 2:
Encik Abu telah meninggal dunia sewaktu dalam perjalanan ke tempat kerja setelah pulang dari makan tengahari. Maka beliau tidak layak mendapat pengiraan gaji pada hari tersebut.
Penyelenggaraan Akaun
1. Apakah kod program / aktiviti bagi pembelian aset ?Kod program / aktiviti bagi pembelian aset adalah kod di mana aset diperuntukkan di bawahnya. Rujuk kepada buku bajet tahunan dan waran peruntukan yang diterima. Kod objek am bagi pembelian aset adalah 30 000. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2004 dirujuk.
2. Apakah kod-kod hasil yang boleh digunakan oleh PTJ / Pusat Kos bagi kutipan yang berkaitan ?
Kod-kod hasil yang boleh digunakan oleh PTJ / Pusat Kos boleh dirujuk melalui Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2004 dan Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan dengan hasil.
3. Bagaimana cara menyediakan baucar jurnal bagi tujuan penyelarasan iaitu apa yang perlu didebit atau dikredit?
Bergantung kepada jenis kesilapan yang dilakukan. Sebagai contoh iaitu sekiranya kesilapan melibatkan perbelanjaan :
Kod Objek3. Bagaimana cara menyediakan baucar jurnal bagi tujuan penyelarasan iaitu apa yang perlu didebit atau dikredit?
Bergantung kepada jenis kesilapan yang dilakukan. Sebagai contoh iaitu sekiranya kesilapan melibatkan perbelanjaan :
Debit - kod objek yang betul
Kredit - kod objek yang salah
Kod Program / Aktiviti
Debit - kod program / aktiviti yang betul
Kredit - kod program / aktiviti yang salah
Sekiranya kesilapan melibatkan hasil :
Kod Objek
Debit - kod objek yang betul
Kredit - kod objek yang salah
Catatan : hasil tiada kod program / aktiviti
4. Bagaimana mengenalpasti kod-kod dalam DCS di eSPKB ?
Untuk mengetahui kod-kod dalam DCS di eSPKB, caranya :
i) Akses ke sistem eSPKB
ii) Modul Penyelenggaraan
iii) Jadual Rujukan DCS dan;
iv) Buat pilihan yang berkaitan.
5. Perlukah menyediakan Penyata Penyesuaian sekiranya tiada urusniaga bagi bulan berkenaan?
Penyata Penyesuaian tidak perlu disediakan sekiranya baki rekod jabatan adalah sama dengan baki di flimsi. Namun begitu, Sijil Pengesahan Baki perlu disediakan untuk mengesahkan baki adalah sama walaupun tiada urusniaga bagi bulan berkenaan.
Amanah Deposit
1. Apakah kegunaan akaun Amanah Tidak Diperuntukkan (ATTD)?
Akaun Amanah Tidak Diperuntukkan (ATTD) merupakan akaun amanah bersifat sementara (mempunyai tempoh penggunaan yang dibenarkan) bagi tujuan memperakaun terimaan dan bayaran sehingga Akaun Amanah berkaitan diluluskan penubuhannya oleh Kementerian Kewangan. Penggunaan ATTD terdahulunya perlu mendapat kebenaran pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) dan kelulusan berbelanja daripada Kementerian Kewangan. Permohonan perlu dikemukakan ke Bahagian Kewangan Kementerian Kesihatan Malaysia bagi maksud tersebut.
2. Bagaimana deposit yang melebihi tempoh pegangan diuruskan?
Arahan Perbendaharaan (AP) 162, Deposit yang tidak dituntut selepas tempoh 12 bulan dari tarikh deposit boleh dikembalikan dan hendaklah diberitahu dalam Warta Kerajaan (tempoh Pewartaan adalah tiga bulan). Sekiranya deposit masih lagi tidak dituntut selepas tamat tempoh pewartaan, maka deposit tersebut hendaklah dikreditkan ke akaun hasil Kerajaan (Kod Hasil: 81302 - Dapatan Balik Wang Tak Dituntut). Sila rujuk Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 8/2012 - Panduan Pewartaan Akaun Deposit.
3. Bagaimanakah cara untuk memastikan Akaun Deposit / Amanah sentiasa berbaki kredit?
Para 4.7(v) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18/2001 menekankan bahawa laporan bulanan C350 hendaklah sentiasa disemak dan disahkan oleh PTJ bagi memastikan Akaun Amanah tidak terlebih dikeluarkan atau berbaki debit. Arahan Perbendaharaan (AP) 158(a) dan (c) menyebut bahawa deposit hanya boleh dikembalikan kepada orang yang berhak menerima wang itu setelah merujuk kepada Lejar Deposit dan ianya tidak boleh dipulangkan balik oleh Pejabat lain selain Pejabat di mana deposit tersebut diterima, melainkan dengan kebenaran Pejabat penerima tersebut.
4. Bilakah Senarai Baki Pendeposit perlu disediakan?
Arahan Perbendaharaan (AP) 159 mengkehendaki PTJ mengemukakan Senarai Baki Pendeposit yang berakhir pada setiap Suku Tahun, dihantar kepada Pejabat Perakaunan dan pada bulan berikutnya (sesalinan Senarai Baki Pendeposit dikemukakan juga ke Bahagian Akaun Kementerian Kesihatan). Manakala senarai Baki Pendeposit Tahunan yang berakhir pada 31 Disember, perlu dikemukakan ke Bahagian Akaun Kementerian Kesihatan selewat-lewatnya 31 Januari tahun berikutnya untuk semakan sebelum dipanjangkan kepada Audit Negara.
5. Bilakah Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) perlu disediakan?
Para 4.8 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18/2001 mengkehendaki Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) berakhir 31 Disember dikemukakan kepada Audit Negara selewat-lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Dalam usaha memastikan PTB disediakan secara betul dan teratur, Bahagian Akaun Kementerian Kesihatan mengkehendaki semua PTJ, terlebih dahulu mengemukakan PTB berakhir 30 Jun dan PTB berakhir 31 Disember masing-masing bagi membolehkan PTB Yang Disatukan dapat disediakan dan dihantar kepada Audit Negara sebelum 31 Mac.
6. Bilakah Pelarasan Akaun Deposit Bayaran Cagaran Hospital ( 876302, 876303, 876307 dan 876308 ) ke Kod Hasil perlu dibuat ?
Para 3.3 Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 12/2012 mengkehendaki pelarasan daripada kod deposit ke kod hasil dibuat sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan. Pihak PTJ perlu mengenalpasti amaun yang telah dibilkan sahaja yang boleh dilaraskan ke kod hasil. Perlu disemak bersama adalah pemulangan baki deposit menerusi Panjar Khas bagi memastikan akaun deposit tidak berbaki debit.
7. Apakah perbezaan antara Penyata Penyesuaian, Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) dan Senarai Baki Pendeposit?
Arahan Perbendaharaan (AP) 143(b), Penyata Penyesuaian perlu disediakan secara bulanan mengikut format yang ditetapkan dan berbeza antara akaun deposit dan akaun amanah. Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) hanya perlu disediakan dua kali setahun iaitu bagi tempoh berakhir 30 Jun dan 31 Disember. Manakala Senarai Baki Pendeposit perlu disediakan setiap suku tahun dan akhir tahun.
8. Apakah kegunaan Kod Kecil di bawah Akaun Amanah?
Kod Kecil di bawah Akaun Amanah diwujudkan untuk membezakan antara satu PTJ dengan PTJ yang lain yang ada menggunakan Akaun Amanah yang sama.
9. Apakah perbezaan antara Lejar Kecil dan Lejar Utama?
Lejar Kecil merujuk kepada transaksi keluar masuk yang melibat satu pendeposit sahaja manakala Lejar Utama adalah untuk merekod transaksi dari beberapa senarai nama pendeposit.
Pengurusan Panjar
1. Siapakah yang boleh memohon untuk mengujudkan Panjar Wang Runcit (PWR)?
Pusat Tanggungjawab (PTJ - Penerima Waran Peruntukan) boleh memohon untuk mengujudkan PWR.
2. Bagaimana cara memohon untuk mengujudkan PWR?
- Hantar surat permohonan dari Ketua Jabatan kepada Bahagian Akaun, KKM.
- Sertakan anggaran perbelanjaan sebulan secara kasar untuk pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit.
3. Berapa had amaun PWR yang boleh dipohon untuk mengujudkan PWR?
Mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2002, had amaun PWR bagi setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) ialah:
a) peringkat Kementerian RM 5,000.00
b) peringkat Ibu Pejabat RM 3,000.00 ( contoh: Bahagian di Kementerian - PTJ 2 )
c) pejabat di peringkat Negeri RM 2,000.00 ( contoh: JKWP / JKN )
d) pejabat di peringkat Daerah RM 1,000.00 ( contoh: Hospital - PTJ 2 & seperti PKD - PTJ 3 )
4. Bagaimana hendak menentukan samada PTJ boleh mengemukakan permohonan tambahan apungan PWR?
a) Amaun apungan yang sedia ada tidak mencukupi dan masih di bawah had amaun yang telah ditetapkan dalam surat pekeliling berkenaan.
b) PTJ kerap membuat rekupmen iaitu lebih dari sekali sebulan.
c) Jumlah rekupmen sebulan melebihi amaun apungan PWR bagi tempoh 6 bulan kebelakangan.
Walaubagaimanapun, tidak digalakkan untuk mengendalikan PWR.
Perundingan
1. Apakah tanggungjawab PTJ di bawah AP103?
Membuat bayaran bil dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya diterima dengan lengkap selaras dengan AP 103 (a).
2. Apakah tindakan yang boleh diambil bagi mengatasi masalah kelewatan bayaran?
Pegawai Peraku I dan II perlu memastikan tarikh terima bil yang dikunci masuk adalah sama dengan tarikh terima bil yang dicop terima pada bil / tuntutan.
Penyelia perlu menyemak Laporan Bil Belum Sempurna (Laporan BV344) setiap hari dan mengambil tindakan segera bagi memastikan pembayaran bil dilaksanakan dalam tempoh 14 hari.
3. Bagaimanakah pembayaran bil dalam tempoh 14 hari dikira?
Tempoh 14 hari mula dikira dari tarikh dokumen / tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna.
4. Apakah langkah penambahbaikan yang boleh diambil oleh setiap PTJ bagi memastikan tiada bil yang dibayar lewat?
Untuk makluman, Cadangan Tindakan Pembetulan Bagi Masalah Kelewatan Pembayaran Bil/Tuntutan telah dimuatkan dalam portal rasmi bahagian ini di pautan Pusat Tanggungjawab(PTJ) > Prosedur /Tatacara> Cadangan Tindakan Pembetulan Bagi Masalah Kelewatan Pembayaran untuk dijadikan sebagai panduan bagi memastikan semua bil dibayar dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya diterima dengan lengkap dan sempurna.
5. Bilakah Laporan Prestasi Pembayaran Bil perlu dihantar?
Laporan Prestasi Pembayaran Bil perlu dihantar 2 kali sebulan. Bagi tempoh 1 - 15hb, laporan perlu dihantar pada 16hb manakala bagi tempoh 16 - 31, laporan perlu dihantar pada 1 hb bulan berikutnya.
Teknologi Maklumat
Sistem eBantuan
1. Apakah yang dimaksudkan dengan e-SPKB?
eSPKB adalah Sistem Perancangan dan Kawalan Belanjawan Elektronik yang merupakan satu sistem perakaunan vot berkomputer untuk mengawal belanjawan.
2. Apakah fungsi utama eSPKB?
Fungsi utama eSPKB ialah untuk mempercepatkan proses pembayaran dan perakaunan.
3. Apakah tujuan eSPKB dibangunkan?
eSPKB dibangunkan untuk menghubungkan empat aplikasi Kerajaan Elektronik (eServices, ePerolehan, HRMIS dan PMS), yang memerlukan pembayaran dan perakaunan.
4. Apakah yang dimaksudkan dengan pembayaran secara EFT?
EFT bermaksud Electronic Fund Transfer. Pembayaran dibuat terus ke dalam akaun bank penerima melalui akaun bank Kementerian.
5. Apakah faedah pembayaran melalui EFT kepada penerima?
Penerima akan menerima bayaran cepat dan boleh terus menyemak baki akaun melalui sistem banking on line di bank masing-masing dan tidak perlu menghubungi pejabat pembayar.
6. Berapa lamakah proses bayaran melalui EFT?
Bayaran melalui EFT dibuat selewat-lewatnya dalam tempoh 3 hari dari tarikh kelulusan EFT dibuat oleh pejabat perakaunan.
7. Apakah jenis kesilapan yang menyebabkan bayaran EFT ditolak oleh Bank?
- EFT ditolak oleh Bank disebabkan oleh:-
- Nombor akaun bank penerima salah.
- Nombor akaun bank tidak cukup digit.
- Nombor akaun bank yang ada sengkang.
- Nama penerima atas pihak pemfaktoran.
- Nombor akaun bank adalah nombor lama
Pejabat perakaunan akan mengambil masa selewat-lewatnya 5 hari bekerja dari tarikh resit dikeluarkan oleh pejabat perakaunan.
9. Adakah wajib bagi setiap pembekal/ syarikat membekalkan nombor Daftar Syarikat dan apakah tujuannya?
Melalui eSPKB syarikat/ pembekal diwajibkan membekalkan Pusat Tanggungjawab (PTJ) nombor daftar syarikat kepada PTJ bagi tujuan melaksanakan sistem emaklum.
Sistem eSPKB
1. Bolehkah sistem e-SPKB menggunapakai Internet Explorer versi 9.0 (IE9)?
Perlu dimaklumkan di sini bahawa sistem e-SPKB boleh menggunapakai Internet Explorer versi 9.0 TETAPI buat masa ini pengguna-pengguna digalakkan supaya TIDAK menggunakannya. Hal ini adalah disebabkan ada beberapa masalah akan berlaku sekiranya menggunapakai Internet Explorer versi 9.0 ini seperti "certificate error". Sekiranya ingin juga menggunakan Internet Explorer versi 9.0 ini PASTIKAN anda install certificate dahulu. Dapatkan nasihat daripada Pegawai Sokongan Teknikal.
2. Apa sepatutnya saya buat apabila selepas masuk sistem e-SPKB 'The page cannot be displayed'?
- Pastikan anda masuk sistem e-SPKB selepas proxy(mangga) dan anak kunci aktif di taskbar anda.Sekiranya kedua-dua (mangga dan anak kunci) tidak aktif,hubungi Pegawai Sokongan Teknikal Bahagian Akaun atau log masalah secara online.
- Periksa tamat tempoh kad anda.
- Masuk laman e-Bantuan (http://10.22.208.40/ebantuan),sekiranya tidak boleh masuk berkemungkinan masalah network.Hubungi Pegawai Sokongan Teknikal jika masalah network.
- Anda boleh log masalah secara online,sekiranya bukan masalah network.
Terdapat 3 jenis/kategori masalah teknikal e-SPKB:-
- Masalah komputer pengguna sendiri.
- Masalah rangkaian/network (setempat/GITN).
- Masalah pelayan(server) e-SPKB.
- Jika selepas masuk sistem e-SPKB paparan 'The page cannot be displayed',masuk pula Laman e-Bantuan http://10.22.208.40/ebantuan/logespkb.php. Sekiranya paparan 'The page cannot be displayed', bermaksud masalah network. Bagi memastikan lagi periksa dengan pengguna yang lain.Sekiranya sama bermaksud masalah network. Jika komputer itu sahaja berkemungkinan masalah network card iaitu masalah komputer.
- Sekiranya boleh masuk Laman e-Bantuan, sila masuk ke Status Server e-SPKB. Halaman itu akan menyatakan sama ada Server e-SPKB Down atau tidak.
- Sekiranya laman e-Bantuan boleh masuk dan Server e-SPKB OK dan masih tidak boleh masuk sistem e-SPKB itu adalah masalah komputer.Anda boleh log masalah secara online.
TIDAK BOLEH. Sistem e-SPKB hanya boleh menggunakan pelayar Internet Explorer Ver 8.0.
6. Bolehkah saya menggunakan utiliti pelayar internet seperti pop-blocker dan sebagainya?
Anda boleh menggunakan utiliti seperti itu TETAPI pastikan anda tidak 'turn on' pop-blocker. Sebabnya anda akan menghadapi masalah semasa menggunapakai sistem e-SPKB seperti senarai semak tidak dapat dipaparkan.
7. Apakah spesifikasi minima bagi perisian untuk memboleh sesebuah komputer boleh menggunakan sistem e-SPKB?
- Sistem Operasi mestilah Window XP Ke atas.
- Menggunapakai Internet Explorer 8.0.
- Mempunyai Acrobat Reader 8.0 atau ke atas.
- Masukkan kad pintar anda.
- Start->Program->iVEST Client->Ivest Gate(anak kunci).
- Tunggu sehingga paparan anak kunci dan mangga menyala.
- Masuk ke sistem e-SPKB.
TIDAK BOLEH. Sebabnya sistem e-SPKB adalah rangkaian jenis Intranet bukan Internet.
10. Kenapakah i-SIGN saya tidak dipaparkan?
Masalah i-SIGN ini selalunya masalah komputer itu sendiri. Pastikan anda menggunapakai Internet Explorer Ver 8.0 sahaja. Sekiranya anda menggunapakai Internet Explorer selain dari versi itu sila hubungi Pegawai Sokongan Teknikal atau log masalah anda. Anda tidak boleh menggunapakai pelayar internet selain Internet Explorer.
Naziran eSPKB dan Audit Terimaan
1. Apakah yang perlu dilakukan sekiranya Penyata Borang Hasil Dikawal (Kew 67) tidak pernah wujud?
Sila buat pesanan kepada Percetakan Nasional Berhad / Ibu Pejabat dan lantik seorang pegawai untuk mengemaskini rekod penerimaan dan pengeluaran resit. Rekod satu persatu stok resit / buku tunai / lain-lain dokumen terkawal.
2. Apakah yang perlu dilakukan sekiranya Penyata Borang Hasil Dikawal (Kew 67) hilang dalam simpanan?
Maklumkan kepada Ketua Jabatan dan buat pencarian semula. Sekiranya buku berkenaan masih tidak dijumpai, sediakan buku baru untuk merekod baki dan penggunaan resit / buku tunai / lain-lain dokumen terkawal. Sekiranya buku lama telah dijumpai, sila buat semakan semula tentang penerimaan dan pengeluaran stok resit.
3. Bolehkah resit Kew. 38 ditulis dan ditandatangan oleh pegawai yang sama?
Resit Kew. 38 boleh ditulis dan ditandatangani oleh pegawai yang sama tetapi kelulusan khas hendaklah diperolehi daripada Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi (BPOPA), Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Putrajaya selaras dengan kehendak Arahan Perbendaharaan 70(a)(iv).
4. Apakah yang perlu dibuat sekiranya resit tersalah catat seperti amaun, tarikh atau nama pembayar?
Batalkan resit berkenaan dan sediakan resit baru. Tarikh resit baru adalah tarikh resit disediakan (tarikh tidak boleh back date). Resit batal salinan asal dan salinan audit perlu dikemukakan kepada pihak audit. Namun begitu, nombor resit lama yang dibatalkan boleh dicatat di resit gantian sebagai rujukan. Buat pelarasan di Ringkasan Kutipan Mengikut Pelarasan buku tunai sekiranya resit tersebut dibatalkan dalam bulan berikutnya.
5. Bolehkah pegawai menandatangani resit sekiranya surat kebenaran bertulis telah dihantar ke Jabatan Akauntan Negara Malaysia untuk kelulusan tetapi belum mendapat jawapan?
Surat kebenaran bertulis tidak perlu dikemukakan kepada JANM untuk kelulusan kecuali kebenaran khusus (sila rujuk pengecualian di bawah AP70(a) bagi kebenaran khusus). Surat tersebut hanya perlu ditandatangani pegawai pengawal dan salinan dikemukakan kepada bahagian ini. Pegawai tersebut boleh menandatangani resit mengikut tarikh yang berkuatkuasa.
6. Perlukah Pegawai yang menullis resit turut menandatangani ringkas (initial) pada resit?
Sebagai kawalan dalaman, ia digalakkan walaupun tidak disyaratkan dalam Arahan Perbendaharaan (AP).
7. Bagaimana jika resit telah dikeluarkan dua kali untuk bayaran yang sama?
Sila pastikan kedua-dua resit tersebut memang untuk bayaran yang sama dan kepada pembayar yang sama. Sekiranya ya, batalkan resit kedua dan serahkan resit batal dan salinan audit kepada Bahagian Akaun. Buat pelarasan di Ringkasan Kutipan Mengikut Pelarasan buku tunai.
8. Apa yang dimaksudkan dengan tempoh pungutan pada penyata pemungut?
Tempoh pungutan pada penyata pemungut adalah resit-resit yang dibankkan bagi suatu penyata pemungut berkenaan.
9. Sekiranya bank tersalah cetak amaun dibankkan (amaun cetakan bank pada penyata pemungut berbeza dengan amaun sebenar), apakah yang perlu dibuat?
Pejabat pemungut perlu memaklumkan kepada pihak bank amaun yang sebenar dan minta cetakan semula dilakukan. Sekiranya amaun yang salah berkenaan telah dicatat dalam buku tunai sila buat pindaan pada buku tunai dan dapatkan pengesahan / tandatangan penyelia.
10. Sekiranya pegawai penyemak buku tunai bercuti atau tiada di pejabat, bolehkah buku tunai disemak oleh pegawai lain?
Semakan harian boleh dilakukan oleh pegawai lain, dengan syarat pegawai itu telah diberi kuasa di bawah AP80(b) dan beliau bukan pegawai yang merekod pungutan. Setelah semakan dilakukan, pegawai tersebut perlu menurunkan tandatangan ringkas beserta tarikh sebaik-baiknya di sebelah jumlah harian.
11. Adakah mesin deposit tunai atau mesin deposit cek boleh digunakan untuk membankkan wang pungutan?
Kemasukan kutipan ke bank hanya melalui kaunter bank dan tidak boleh melalui mesin deposit cek dan tunai. Sila rujuk surat Bahagian Pengurusan Operasi Cawangan (BPOC), JANM : ANM(OC)07/4 Jld.3(63) bertarikh 17 Januari 2008.
12. Sekiaranya PTJ telah melaksanakan e-Terimaan sepenuhnya perlukah untuk menyelenggara Daftar Borang Hasil (Kew. 67)?
PTJ perlu menyelenggara Daftar Borang Hasil (Kew. 67) dengan memastikan borang hasil direkodkan dengan kemaskini.